摘 要：利用EXCEL强大的数据处理功能和表格功能， 结合宏的应用， 以及学校成绩管理的实际， 用模板文件实现了学校学生成绩管理系统。
　　关键词：EXCEL；模板；成绩管理；工作表；宏

    0 引言
    EXCEL的特点是强大的运算和表格功能， 使用简便， 数据可移植性强， 因此在家庭、 学校， 企事业单位和机关部门得到广泛的应用。
　　对于成绩管理系统， 人们一般都会习惯地利用数据库管理系统和技术来实现。然而， 在软件开发完成后， 它的功能也被固定了， 对于成绩数据的再加工和利用都比较困难， 系统往往不具通用性。另外软件的开发费用还不是个小数目。学校教务部门的成绩管理， 涉及的是大量的数据、 表格及相关的一些运算， EXCEL恰好在这两方面具有出色的表现。另外EXCEL已是一种被人们普遍掌握和使用的软件。所以用EXCEL管理学生成绩是非常合适的。下面以本人设计的成绩管理系统为例， 说明EXCEL在成绩管理中的应用。

　　1 学校教务对学生成绩管理 （三年制） 的要求
    ⑴ 登录初始成绩及补考成绩。
　　⑵ 为学校教学管理部门或班主任， 提供补考名单。
　　⑶ 为学校教学管理部门或班主任， 提供补考结果。
　　⑷ 为学校教学管理部门或班主任， 提供每学期按学科列表的补考名单， 及总人数， 以方便补考的安排与实施。
　　⑸ 为学校教学管理部门或班主任， 提供毕业前各班补考名单总表， 包含各人各学期的所有补考科目和科数。
　　⑹ 为学校教学管理部门或班主任， 提供毕业前各班的补考结果， 包含各人各学期的所有补考科目和成绩。
　　⑺ 提供结业成绩单， 供学籍管理部门使用。
　　⑻ 提供各学期或结业成绩查询。

　　2 在EXCEL中对成绩管理的实现方法
    2.1 工作表的构成以班为单位， 每班一个EXCEL工作簿文件， 通过模板直接建立。工作表构成如下：
　　⑴ 每学期一个工作表用以登录成绩及补考成绩， 各学期工作表结构一致。
　　⑵ 学期补考名单工作表。
　　⑶ 学期补考结果工作表。
　　⑷ 学期分科补考名单工作表。
　　⑸ 成绩总表工作表。
　　⑹ 结业成绩工作表。
　　⑺ 结业补考名单工作表。
　　⑻ 结业补考结果工作表。
　　⑼ 结业分科补考名单工作表。
　　⑽ 结业成绩输出工作表。
　　⑾ 结业成绩查询工作表。
　　⑿ 历年成绩工作表。
　　⒀ 系统管理界面工作表。
　　⒁ 帮助工作表。
　　2.2 各个工作表结构及设计
    2.2.1 学期成绩登记表
    学期成绩登记工作表。工作表以每班最多70人为限， 每学期最多开12门课程。表中， 科目名称能完整显示8个字符 （或汉字）， 在每个科目的第3行可注明测验类型， 比如“考试” 或 “考查” 等； 学号及姓名只在第一学期输入， 其它各学期均为引用， 每学期成绩表中表标题的班级名称也只在第一学期输入。表格中浅绿色及中部白色区域为允许输入区。成绩输入区设置了有效性检查， 禁止非法内容的输入， 输入限于0~100之间的数值及 “缺考”，“作弊”，“补及” 等字符。如D5单元格的数据有效性设置为： 自定义有效性条件； 公式设置为： =OR(AND(D5>=0,D5<=100),D5="缺考",D5="作弊",D5="补及")。总分、 平均分 （允许一位小数）、 名次， 自动显示。表格的行高、列宽都可锁定， 并通过密码保护工作表。在D5单元格处冻结窗格， 以方便成绩输入。打印输出使用A4纸， 每页输出均设置有 “顶端标题行” 1至4行， 使每页都有表头， 页脚输出当前页数及总页数。各种表格数据可以每学期成绩表的数据为依据， 用引用的方法或宏生成。
　　2.2.2 学期补考名单
    学期补考名单根据学期成绩表产生。此功能可通过按F系统界面的命令按钮启动， 也可选定某个学期成绩表后用组合键Ctrl+b执行对应的宏来实现。宏模块主要功能是， 对每一个学生检查每个科目的相应记录是否小于60分或“缺考” 或 “作弊”， 如果是的话， 累计补考科目数， 并输出学号、姓名、 科目、 成绩以及补考科目数。补考名单的输出为每行最多输出三个补考科目及成绩， 可自动增加行， 同一人有多行输出时， 对学号及姓名自动合并单元格。
　　2.2.3 学期补考结果表
    学期补考结果根据学期成绩表产生， 表格输出格式与学期补考名单类似。此功能可通过系统界面的命令按钮启动， 也可选定某个学期成绩表后， 用组合键Ctrl+g启动对应的宏来实现。宏模块对每一个学生检查每个科目的相应记录是否小于60分或 “缺考” 或 “作弊” 或 “补及”。
　　2.2.4 学期分科补考名单
    学期分科补考名单同样是根据学期成绩表产生的， 如图3所示。此功能可通过系统界面的命令按钮启动， 也可选定某个学期成绩表后用组合键Ctrl+d执行对应的宏来实现。宏模块根据科目判断补考的人并统计补考人数， 按图3所示的格式输出。
　　2.2.5 成绩总表
    成绩总表主要是为其它表格的处理方便设置的一个中间过渡工作表， 其内容由引用各学期相关数据自动生成。
　　2.2.6 结业成绩表
    结业成绩， 由成绩总表生成。此功能可通过系统界面的命令按钮启动， 也可用组合键Ctrl+j启动对应的宏来实现。对于多个学期开设的科目， 计算各学期平均分作为该学科的结业成绩 （取整数）， 同时将科任替换为最后一学期的科任。处理方法是， 把成绩总表中非空科目全部复制到结业成绩表中， 然后把 “缺考”、“作弊” 都替换为0分，“补及” 替换为60分； 然后从第一个科目开始向后搜索， 累加同一科目的分数， 同时累计同一科目出现的次数， 结束第一个科目的搜索， 然后计算出平均分。从第二个科目开始， 重复第一个科目的方法进行处理， 直到所有的科目都处理完毕， 便得到结业成绩表。本表处理过程中因考虑到查询、 输出要引用本表的科目名， 所以对重复科目所在的列不直接采用删除的方法， 避免引用单元格出错。
　　2.2.7 结业补考名单表
    结业补考名单， 由成绩总表生成。此功能可通过系统界面的命令按钮启动， 也可用组合键Ctrl+Shift+z 执行对应的宏来实现。处理方法是对全班所有人检查每学期是否有必须补考的 （包括原不及格、 缺考、 作弊）， 有则累加科数并输出科目与成绩， 再把学期的累计科目数输出。输出格式为每行最多四个科目及成绩， 自动生成表格。可用A4纸横向打印输出。
　　2.2.8 结业补考结果表
    结业补考结果表， 由成绩总表生成。输出格式与结业补考名单相似。此功能可通过系统界面的命令按钮启动， 也可用组合键Ctrl+Shift+r 执行对应的宏来实现。处理方法是对所有人检查每学期补考的情况 （包括补考不及格、 缺考、 作弊， 补及）， 有则累加科数并输出科目与成绩， 再把学期的累计科目数输出。
　　2.2.9 结业分科补考名单表
    结业分科补考名单是根据结业成绩表产生的， 如图6所示。此功能可通过系统界面的命令按钮启动， 也可通过选择结业成绩表， 用组合键Ctrl+d执行对应的宏来实现。宏模块主要根据科目判断补考的人， 统计该科的补考人数， 并按图6所示的格式输出。
　　2.2.10 结业成绩输出表
    结业成绩输出表， 如图7所示， 由结业成绩表生成。此功能可通过执行系统界面的命令按钮启动， 也可用组合键Ctrl+Shift+s执行对应的宏来实现。该模块的处理方法是， 首先清除原工作表中区域A9:N560的内容， 清除第1人学号、 姓名及成绩； 然后复制每人的成绩表单科目 （区域A1:N8）， 其中的科目直接引用结业成绩表的科目； 最后再复制各人的科目成绩。并按如图7所示格式输出 （每张A4纸输出3个人的成绩表单）。
　　2.2.11 成绩查询表
    结业成绩查询表如图8所示， 由结业成绩表生成。用于查询指定的人的结业成绩。此功能可通过系统界面的命令按钮启动， 也可通过在结业成绩表中选中特定的人或学号， 然后用组合键Ctrl+Shift+c执行对应的宏来实现。可直接打印输出。
　　2.2.12 历年成绩表
    历年成绩表由成绩总表生成。此功能可通过系统界面的命令按钮启动， 也可用组合键Ctrl+w执行对应的宏来实现。
　　2.2.13 管理系统界面
    工作表管理系统界面工作表提供了一个功能集成界面， 把执行各个宏的组合键变成点击按钮来启动， 省去记组合键的麻烦， 如图10所示。
　　在管理系统界面可通过 “设置密码” 给工作簿设置权限密码； 当设置的密码为空时， 即可取消原来的密码设置。如果设置了工作簿密码， 打开工作簿时必须输入正确的密码， 才可对系统进行操作。
　　2.2.14 帮助工作表
    帮助工作表主要说明成绩管理系统的功能、 组合键及使用注意事项等。

　　3 结束语
    本成绩管理系统能自动计算总分、 自动确定名次； 具有数据输入防错功能； 对于不及格数据自动用明显的红色显示， 无用零值自动不显示。在安全性方面， 从外到内层层保护， 进入工作簿要检验密码， 工作簿结构、 工作表都使用密码保护， 工作表中除用户的基本数据输入区外， 其它区域都进行锁定或隐藏保护， 保证公式、 引用等不被破坏。另外， 利用本系统能方便地转储与再加工成绩数据。如把某些数据复制出来， 选择性贴到新的工作表中， 便可做想要的处理； 学期成绩登记表可单独复制出来， 供任课老师登记成绩， 或供班主任进行学生成绩分析。本系统可用于初中、 高中及大中专院校的成绩管理。

　　参考文献：
　　[1] 李天启.Visual Basic 6.0学习捷径(中文版) [M].清华大学出版社,1999.
　　[2] 杰诚文化.EXCEL2007财务管理范例应用[M].中国青年出版社,2008.

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